Ehrenamtliche Arbeit: Wie hoch fällt die Aufwandsentschädigung aus?

Wer sich ehrenamtlich engagiert, stellt häufig die Frage: Wie hoch fällt die Aufwandsentschädigung im Ehrenamt eigentlich aus — und was ist dabei steuerlich zu beachten? Die gute Nachricht: Der Gesetzgeber hat klare Regelungen geschaffen, die Ehrenamtliche finanziell entlasten, ohne dass aufwendige Buchhaltung erforderlich wäre. Dieser Ratgeber erklärt die aktuellen Pauschalen für 2026, klärt wichtige Begriffe und zeigt, welche Voraussetzungen für eine steuerfreie Entschädigung erfüllt sein müssen.

Grundlagen der Aufwandsentschädigung: Was Ehrenamtliche wissen müssen

Ehrenamtliches Engagement ist das Rückgrat vieler Gemeinschaften — ob im Sportverein, der Freiwilligen Feuerwehr, im Sozialdienst oder in der Kirchengemeinde. Doch auch wer ohne Gewinnabsicht hilft, hat mitunter reale Ausgaben: Fahrtkosten, Telefongebühren, Materialien oder schlichtweg die investierte Zeit.

Der Begriff Aufwandsentschädigung im Ehrenamt bezeichnet dabei eine pauschale Zahlung, die ein Verein oder eine gemeinnützige Organisation an ehrenamtlich Tätige leistet — ohne dass diese jeden einzelnen Cent belegen müssen. Sie soll typische Auslagen abgelten und den Freiwilligen für ihren Einsatz eine gewisse Anerkennung zuteilwerden lassen.

Wichtig zu verstehen: Eine Aufwandsentschädigung ist rechtlich keine Vergütung für geleistete Arbeit im arbeitsrechtlichen Sinne. Sie begründet kein Beschäftigungsverhältnis und löst in der Regel keine Sozialversicherungspflicht aus — sofern die gesetzlichen Freibeträge eingehalten werden. Das macht die Regelung besonders attraktiv für Vereine, die ihre Helfer wertschätzen möchten, ohne in komplizierte Lohnbuchhaltung einsteigen zu müssen.

Die Rechtsgrundlage findet sich im Einkommensteuergesetz (EStG), konkret in den §§ 3 Nr. 12, 3 Nr. 26 und 3 Nr. 26a EStG. Diese Paragraphen definieren, unter welchen Bedingungen Zahlungen an Ehrenamtliche steuerfrei bleiben. Dass diese Freibeträge in den vergangenen Jahren schrittweise angehoben wurden, zeigt, wie ernst die Politik die gesellschaftliche Leistung der Freiwilligen nimmt.

Unterscheidung: Aufwendungsersatz vs. Aufwandsentschädigung

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Aufwendungsersatz" und „Aufwandsentschädigung" häufig durcheinandergeworfen — dabei handelt es sich um zwei rechtlich unterschiedliche Konzepte, die unterschiedliche Konsequenzen haben.

Aufwendungsersatz bedeutet, dass tatsächlich entstandene Kosten erstattet werden. Wer also für den Verein 45 Kilometer mit dem eigenen Pkw fährt, kann die entsprechenden Fahrtkosten — üblicherweise 0,30 Euro pro Kilometer gemäß steuerlicher Pauschale — nachträglich erstattet bekommen. Hierfür ist ein Nachweis erforderlich: Quittungen, Kilometerprotokolle oder Kontoauszüge. Der Aufwendungsersatz ist grundsätzlich einkommensteuerlich neutral, da er nur tatsächlich entstandene Ausgaben ausgleicht.

Aufwandsentschädigung hingegen ist eine pauschale Zahlung, die unabhängig von konkreten Belegen geleistet wird. Sie wird als pauschale Anerkennung für die ehrenamtliche Tätigkeit gezahlt. Hier greift der gesetzliche Freibetrag: Bleibt die jährliche Summe unter der gesetzlichen Grenze, fällt keine Einkommensteuer an.

Praktisch relevant wird diese Unterscheidung vor allem, wenn beide Formen kombiniert werden sollen. Ein Verein kann einem Schatzmeister sowohl nachgewiesene Reisekosten erstatten als auch eine pauschale Aufwandsentschädigung zahlen — dies ist zulässig, solange die Freibeträge für die pauschale Zahlung eingehalten werden. Für Vereine gilt zudem eine Nachweispflicht: Zahlungen sollten schriftlich dokumentiert werden, um bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts auf der sicheren Seite zu sein.

Wer sich etwa im Bereich Pflege oder Soziales engagiert, stößt auf ähnliche Abgrenzungsfragen — etwa bei bezahlten Minijobs versus ehrenamtlicher Begleitung. Auch im Arbeitsmarkt allgemein gibt es vergleichbare Diskussionen über die Abgrenzung von Aufwandsentschädigung in der Pflege und regulärer Vergütung.

Aktuelle Freibeträge 2026: Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale

Wie hoch ist die Aufwandsentschädigung im Ehrenamt konkret? Für 2026 gelten folgende Freibeträge:

Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): 3.000 Euro pro Jahr Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): 840 Euro pro Jahr

Übungsleiterpauschale: Für wen gilt sie?

Die Übungsleiterpauschale in Höhe von 3.000 Euro jährlich richtet sich an Personen, die nebenberuflich als Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder in vergleichbarer Funktion tätig sind. Typische Beispiele: der Sporttrainer beim Turnverein, die Chorleiterin in einer Kirchengemeinde, der Erste-Hilfe-Kursleiter oder der Betreuer in einer Jugendfreizeit. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit pädagogischer Natur ist oder der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dient.

„Nebenberuflich" bedeutet dabei, dass die Tätigkeit nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Hauptberufs beansprucht. Eine Lehrerin, die nebenbei eine Sportgruppe leitet, erfüllt diese Voraussetzung in der Regel problemlos.

Ehrenamtspauschale: Breitere Anwendung

Die Ehrenamtspauschale von 840 Euro pro Jahr ist breiter gefasst. Sie gilt für alle sonstigen nebenberuflichen Tätigkeiten im Dienst gemeinnütziger Organisationen — also etwa für den Kassierer des Ortsvereins, den Schriftführer der Freiwilligen Feuerwehr oder den Vorstand eines Tierschutzvereins. Auch hier muss die Organisation gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich sein.

Ein wichtiger Aspekt: Beide Pauschalen können grundsätzlich nicht kumuliert werden, wenn es sich um die gleiche Organisation handelt. Wer jedoch bei zwei unterschiedlichen Organisationen tätig ist — beispielsweise als Übungsleiter beim Sportverein und als Kassierer im Elternverein — kann theoretisch beide Freibeträge in Anspruch nehmen, sofern die Tätigkeiten tatsächlich getrennt sind.

Das Ehrenamt im Gemeinderat stellt dabei einen Sonderfall dar: Gemeinderatsmitglieder erhalten in Baden-Württemberg eine Aufwandsentschädigung auf Basis kommunalrechtlicher Regelungen, die von den oben genannten steuerrechtlichen Pauschalen abweichen kann.

Voraussetzungen und Anspruch: Wer hat ein Recht auf Entschädigung?

Eine häufig gestellte Frage lautet: Haben alle ehrenamtlich Tätigen automatisch einen Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung? Die Antwort ist klar: Nein. Es handelt sich um eine Kann-Leistung, nicht um eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht des Vereins oder der Organisation.

Ein rechtlicher Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung entsteht nur dann, wenn dieser im Vereinsstatut, in einer Satzung oder in einem individuellen Vertrag schriftlich festgehalten ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, kann der Ehrenamtliche zwar tatsächlich entstandene Auslagen (Aufwendungsersatz) geltend machen — eine pauschale Entschädigung jedoch nicht.

Voraussetzungen im Überblick

Damit eine Aufwandsentschädigung steuerfrei bleibt, müssen folgende Bedingungen kumulativ erfüllt sein:

1. Gemeinnützige Organisation: Der Empfänger ist für einen gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Träger tätig.
2. Nebenberuflichkeit: Die Tätigkeit erfolgt nebenberuflich — nicht als Haupterwerb.
3. Einhaltung der Freibeträge: Die jährliche Zahlung überschreitet 840 Euro (Ehrenamtspauschale) bzw. 3.000 Euro (Übungsleiterpauschale) nicht.
4. Schriftliche Grundlage: Die Zahlung ist durch Satzung, Beschluss oder Vertrag abgesichert.

Werden diese Voraussetzungen nicht vollständig erfüllt — etwa weil die Organisation nicht gemeinnützig ist oder die Grenze überschritten wird — ist die Zahlung als steuerpflichtiges Einkommen zu behandeln.

Steuerliche Behandlung: Die Aufwandsentschädigung in der Steuererklärung

Bleibt die Aufwandsentschädigung unterhalb der Freibeträge, muss sie in der Einkommensteuererklärung nicht angegeben werden — sie ist vollständig steuerfrei und sozialabgabenfrei. Das vereinfacht die Situation für die meisten Ehrenamtlichen erheblich.

Überschreitet die jährliche Zahlung die Freibetragsgrenze, gilt Folgendes: Nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig. Erhält jemand also eine Aufwandsentschädigung von 1.200 Euro im Jahr und nutzt die Ehrenamtspauschale, sind 840 Euro steuerfrei — die verbleibenden 360 Euro müssen als sonstige Einkünfte in der Steuererklärung angegeben werden.

Praktische Hinweise für Vereine

Vereine, die Aufwandsentschädigungen zahlen, sollten folgende Punkte beachten:

• Dokumentation: Zahlungen sollten mit Datum, Höhe und Empfänger schriftlich festgehalten werden.
• Beschluss des Vorstands: Die Zahlung sollte auf einem Vorstandsbeschluss beruhen und in den Protokollen vermerkt sein.
• Freistellungsbescheid vorlegen: Der Verein sollte sicherstellen, dass sein aktueller Freistellungsbescheid des Finanzamts vorliegt, der die Gemeinnützigkeit bestätigt.
• Jährliche Abstimmung: Ehrenamtliche, die bei mehreren Organisationen tätig sind, müssen darauf achten, den jeweiligen Freibetrag nicht doppelt in Anspruch zu nehmen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, bei Unsicherheiten einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein hinzuzuziehen — insbesondere dann, wenn die Tätigkeiten umfangreich sind oder Zahlungen aus mehreren Quellen fließen. Wer in der Region Baden engagiert ist, kann sich zudem an die lokalen Ehrenamtsbörsen oder Wohlfahrtsverbände wenden, die oft kostenlose Beratung anbieten.

Häufige Fragen (FAQ)